🧾 1. File XML và file PDF khác nhau như thế nào?

⚠️ 2. Vì sao doanh nghiệp không nên chỉ lưu file PDF?

Việc chỉ lưu file PDF có thể khiến doanh nghiệp gặp rủi ro trong các tình huống sau:

• ❌ Không có file dữ liệu gốc khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp;
• ❌ Khó kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử;
• ❌ Khó đối chiếu khi có sai lệch giữa dữ liệu hóa đơn và bản thể hiện;
• ❌ Rủi ro khi hệ thống hóa đơn, email hoặc phần mềm kế toán bị mất dữ liệu;
• ❌ Khó chứng minh hóa đơn hợp lệ khi quyết toán thuế, thanh tra, kiểm tra.

🔎 3. Khi nhận hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra gì?

Khi nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, kế toán không nên chỉ kiểm tra bản PDF mà cần rà soát thêm các thông
tin quan trọng như:

• ✅ Có đầy đủ file XML hay không;
• ✅ Mã số thuế, tên, địa chỉ người bán và người mua;
• ✅ Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn;
• ✅ Tên hàng hóa, dịch vụ;
• ✅ Giá trị trước thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT;
• ✅ Tổng tiền thanh toán;
• ✅ Trạng thái hóa đơn trên hệ thống tra cứu của cơ quan thuế;
• ✅ Trường hợp hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc bị hủy.

💻 4. Quy định hiện hành về hóa đơn điện tử tiếp tục nhấn mạnh
yếu tố dữ liệu

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực, quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử
theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.

Nghị định này tiếp tục nhấn mạnh nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử theo định dạng dữ liệu và yêu cầu
hóa đơn phải phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Do đó, doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy “lưu bản in” sang tư duy quản trị dữ liệu hóa đơn điện tử.

📌 5. Doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử theo hướng sau:

🚫 6. Những sai sót thường gặp

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp các lỗi sau:

• ❌ Chỉ lưu file PDF, không lưu file XML;
• ❌ Nhận hóa đơn qua email nhưng không tải file XML về lưu;
• ❌ Không kiểm tra trạng thái hóa đơn trên hệ thống;
• ❌ Không phân biệt hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế;
• ❌ Lưu hóa đơn rời rạc, không theo kỳ kê khai;
• ❌ Khi nhân sự kế toán nghỉ việc, dữ liệu hóa đơn bị thất lạc;
• ❌ Không có quy trình kiểm tra hóa đơn đầu vào trước khi kê khai thuế.

✅ 7. Doanh nghiệp cần làm gì ngay?

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại quy trình hóa đơn điện tử, đặc biệt là:

• 🔎 Kiểm tra có đang lưu đầy đủ file XML hay không;
• 📂 Rà soát lại kho dữ liệu hóa đơn điện tử các năm trước;
• 🧾 Đối chiếu hóa đơn đầu vào với tờ khai thuế và sổ kế toán;
• 📌 Phân quyền người phụ trách lưu trữ hóa đơn;
• 💻 Thiết lập quy trình tải, kiểm tra, lưu và sao lưu hóa đơn;
• ⚠️ Kiểm tra các hóa đơn chỉ còn bản PDF để có phương án bổ sung dữ liệu nếu cần.

💡 Góc nhìn thực tiễn từ MBA Audit

🤝 MBA Audit có thể hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

MBA Audit hỗ trợ doanh nghiệp:

• 📌 Rà soát hồ sơ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra;
• 📌 Kiểm tra việc lưu trữ file XML và PDF;
• 📌 Đối chiếu hóa đơn với sổ kế toán và tờ khai thuế;
• 📌 Rà soát rủi ro hóa đơn sai, hủy, điều chỉnh, thay thế;
• 📌 Tư vấn quy trình lưu trữ và kiểm soát hóa đơn điện tử;
• 📌 Hỗ trợ giải trình hồ sơ hóa đơn khi cơ quan thuế kiểm tra.